maandag 19 november 2018

Heeft u een vraag?
Heeft u een vraag? Kijk dan eens bij de "Meest Gestelde Vragen", of zoek op trefwoorden rechtsbovenin naast de datum.

Overzicht gegevensgebruik Bureau Erkenningen

Bureau Erkenningen verricht haar werkzaamheden als uitvloeisel van de Wet gewasbeschermingsmiddelen en Biociden.

Haar primaire taak is het beoordelen van kennisaanboden, het controleren van de kwaliteit van kennisbijeenkomsten en het registeren van deelnames aan deze kennisbijeenkomsten.

De deelnames worden per deelnemer geregistreerd en bijgehouden.

Na voltooien van een minimaal aantal deelnames wordt in opdracht van de Rijksoverheid een vakbekwaamheidsbewijs verstrekt.


Bureau Erkenningen verwerkt al haar gegevens digitaal. Ten behoeve van haar administratieve handelingen worden alle personen van een persoonskaart voorzien. Afhankelijk van de functies en taken van een persoon worden bevoegdheden toegekend. De combinatie van persoon en taak noemen we een rol.


Bureau Erkenningen kent 13 rollen:

  • Agrariër
  • Auditor
  • Beoordelaar
  • Bureau Erkenningen
  • Contactpersoon Exameninstelling
  • Contactpersoon Handelshuis
  • Contactpersoon Kennisaanbieder
  • Cursusleider
  • Drukker
  • NVWA
  • RVO loket
  • Toezichtshouder
  • Vakbekwaamheidshouder

Voor elk van deze rollen is aangegeven welk gegevensgebruik van toepassing is. Wanneer de rol gemarkeerd is met *, is het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring verplicht.

De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de handelingen welke behoren bij de primaire taken van Bureau Erkenningen. Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan derden, mits andere wetgeving dat aan Bureau Erkenningen verplicht.


Wageningen, 1 maart 2018

Antoon G. de Groot


(hoofd Bureau Erkenningen)


Rollen beschrijvingen:

Agrariër

Persoon die zich in het administratiesysteem heeft aangemeld om het eigen bedrijf voor auditen in aanmerking te laten komen. De audit is gericht op bedrijfscertificering voor het gebruik van rodenticiden rondom agrarische bedrijfsgebouwen en voedselopslagplaatsen. Derhalve is aan de auditorganisatie kenbaar gemaakt:

Voorletters; Tussenvoegsel; Achternaam; Geboortedatum; Geslacht; Naam bedrijf; Adres bedrijf; Telefoonnummer bedrijf.

Auditor

Een auditor heeft inzage in de gegevens welke door een Agrariër ter beschikking zijn gesteld

Beoordelaar

Een beoordelaar heeft alleen toegang tot de eigen persoonsgegevens.

*Bureau Erkenningen

Vanuit de rol Bureau Erkenningen kunnen alle bevoegdheden worden toegepast en zijn alle persoons- en vakbekwaamheidsgegevens inzichtelijk.

Contactpersoon Exameninstelling

Een contactpersoon exameninstelling heeft alleen toegang tot de eigen persoonsgegevens.

Contactpersoon Handelshuis

Een contactpersoon handelshuis heeft alleen toegang tot de eigen persoonsgegevens.

Wanneer de vakbekwaamheidshouder daartoe opdracht heeft gegeven zijn de volgende gegevens per vakbekwaamheidshouder aan contactpersoon handelshuis bekend. Deze gegevens zijn:

Voorletters; Tussenvoegsel; Achternaam; Geboortedatum; Straat; Huisnummer; Postcode; Woonplaats; Land; Type bewijs; Nummer vakbekwaamheidsbewijs; Datum geldig van, geldig tot

Contactpersoon Kennisaanbieder

Een contactpersoon kennisaanbieder heeft alleen toegang tot de eigen persoonsgegevens.

Wanneer de vakbekwaamheidshouder daartoe opdracht heeft gegeven zijn de volgende gegevens per vakbekwaamheidshouder aan contactpersoon kennisaanbieder bekend. Deze gegevens zijn:

Voorletters; Tussenvoegsel; Achternaam; Geboortedatum; Straat; Huisnummer; Postcode;  Woonplaats; Land; Type bewijs; Nummer vakbekwaamheidsbewijs; Datum geldig van, geldig tot

Cursusleider

Een toezichthouder heeft alleen toegang tot de eigen persoonsgegevens.

*Drukker

Ten behoeve van het maken van vakbekwaamheidsbewijzen ontvangt de drukker wekelijks een bestand met daarin de gegevens voor nieuw te maken vakbekwaamheidsbewijzen.

De volgende gegevens worden verstrekt:

Voorletters; Tussenvoegsel; Achternaam; Geboortedatum; Straat; Huisnummer; Postcode; Woonplaats; Land; Nationaliteit; Type bewijs; Nummer vakbekwaamheidsbewijs; Datum geldig van, geldig tot

*NVWA

Een medewerker gemachtigd bij de NVWA heeft rechtens inzage in de persoonskaart van alle geregistreerde bij Bureau Erkenningen. Gegevens kunnen niet aangepast worden wanneer er vanuit BRP gegevens zijn geïmporteerd.

NVWA heeft de mogelijkheid om de gegevens van de vakbekwaamheidsbewijzen te zien en bijbehorende studievorderingen.

*RVO loket

Een medewerker gemachtigd bij RVO loket heeft inzage in de persoonskaart van alle geregistreerde bij Bureau Erkenningen. Gegevens kunnen niet aangepast worden wanneer er vanuit BRP gegevens zijn geïmporteerd.

RVO loket heeft de mogelijkheid om de gegevens van de vakbekwaamheidsbewijzen te zien en bijbehorende studievorderingen.

Toezichtshouder

Een toezichthouder heeft alleen toegang tot de eigen persoonsgegevens.

Vakbekwaamheidshouders(licentiehouders) staan bij Bureau Erkenningen geregistreerd middels een aansluiting op de BRP (Basis Registratie Personen), voorheen de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie). Een vakbekwaamheidshouder heeft alleen toegang tot de eigen persoonsgegevens


Bureau Erkenningen dient haar gegevens vanuit het BRP te betrekken vanwege haar taak in het uitgeven van vakbekwaamheidsbewijzen gewasbescherming en vakbekwaamheidsbewijzen knaagdierbeheersing op agrarische bedrijven. Deze beide taken worden verricht in opdracht van resp. het Ministerie van LNV en het Ministerie van I&W.


Gebruikt worden de gegevens:

Voorletters; Tussenvoegsel; Achternaam; Geboortedatum; Geslacht; BSN; Straat; Huisnummer; Postcode; Woonplaats; Land; Nationaliteit; E-mail; Telefoonnummer

Deze persoonsgegevens worden gecombineerd met de gegevens van het vakbekwaamheidsbewijs:

Type bewijs; Nummer vakbekwaamheidsbewijs; Datum geldig van, geldig tot

Voor het maken van de vakbekwaamheidsbewijzen worden de volgende gegevens gebruikt:

Voorletters; Tussenvoegsel; Achternaam; Geboortedatum; Straat; Huisnummer; Postcode; Woonplaats; Land; Nationaliteit; Type bewijs; Nummer vakbekwaamheidsbewijs; Datum geldig van, geldig tot

Een vakbekwaamheidshouder kan zelf gegevens verstrekken aan handelsbedrijven en kennisaanbieders.

De vakbekwaamheidshouder bepaalt aan welke bedrijven en kennisaanbieders de gegevens worden verstrekt. De vakbekwaamheidshouder kan ten alle tijden deze toestemming intrekken.

In geval van gegevensvertrekking worden de volgende gegevens aan een handelsbedrijf of kennisaanbieder bekend gemaakt:

Voorletters; Tussenvoegsel; Achternaam; Geboortedatum; Straat; Huisnummer; Postcode; Woonplaats; Land; Type bewijs; Nummer vakbekwaamheidsbewijs; Datum geldig van, geldig tot


Privacystatement Bureau Erkenningen van de AOC Raad

Dit privacystatement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door AOC Raad (KvK 40481748), hierna aan te duiden als Bureau Erkenningen.

Verwerking van persoonsgegevens door Bureau Erkenningen

Voor Bureau Erkenningen is de bescherming van persoonsgegevens zeer belangrijk. Bureau Erkenningen respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld.

Doeleinden van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden door Bureau Erkenningen verwerkt voor de volgende doeleinden:

  1. het uitreiken van vakbekwaamheidsbewijzen gewasbescherming
  2. het registreren van deelnames aan kennisbijeenkomsten gewasbescherming ter verlenging van het vakbekwaamheidsbewijs gewasbescherming
  3. het voeren van de administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
  4. voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;
  5. om met u in contact te kunnen treden en te reageren of door u gestelde vragen;
  6. de afhandeling van uw aanvraag tot informatie;
  7. het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder zonodig begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
  8. het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en);
  9. voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven die u per e-mail worden verzonden;
  10. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

Rechtsgrond voor de verwerking

De rechtsgrond voor de hiervoor bedoelde doeleinden van verwerking is gelegen in:

  1. het voldoen aan wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1sub c AVG);
  2. het voldoen aan de Regeling gewasbeschermingsmiddelen en Biociden (art 6.2)

Verplichte verstrekking

Wanneer wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat Bureau Erkenningen niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Uitwisseling met derden

Uw gegevens worden door Bureau Erkenningen verstrekt aan de volgende derde partijen:

  • Deelnemers in het register CDG (Certificatie in Distributie gewasbeschermingsmiddelen) www.stichtingcdg.nl
  • Kennisaanbieders ingeschreven bij Bureau Erkenningen

De uitwisseling vindt alleen plaats wanneer de gegevenseigenaar (u zelf) daarom vraagt. U kunt uw toestemming ten alle tijden ongedaan maken.

De betreffende partijen verwerken de gegevens verder overeenkomstig hun eigen privacystatement. U kunt de privacy statements vinden op de eigen informatiebronnen van aangegeven organisaties

Bureau Erkenningen verstrekt overigens geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken. Het voorgaande is alleen anders wanneer Bureau Erkenningen wettelijk verplicht is om gegevens te verstrekken.

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling

Bureau Erkenningen maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling.

Bewaartermijn

Uw gegevens worden voor de volgende termijn bewaard voor de periode dat u houder bent van een vakbekwaamheidsbewijs gewasbescherming].

De bewaartermijn van uw gegevens wordt volgens de volgende criteria bepaald:

  • Opeenvolging van vakbekwaamheidsbewijzen
  • Afgelegde examens ter verkrijging van een vakbekwaamheidsbewijs
  • Gevolgde scholingen ter verlenging van het vakbekwaamheidsbewijs

Beveiliging van persoonsgegevens

Bureau Erkenningen zal passende technische en organisatorische maatregelen (doen) nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Dienstverleners aan Bureau Erkenningen welke met persoonsgegevens te maken krijgen, dienen een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Uw rechten

Op grond van de wet heeft u diverse rechten. We zetten de rechten voor op een rijtje.

U heeft het recht de door Bureau Erkenningen verwerkte persoonsgegevens in te zien.

Correctie- en verwijderingsrecht

U heeft het recht gegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

Recht van bezwaar

Het recht van bezwaar houdt in dat u zich vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op (1) uw toestemming, (2) het voldoen aan wettelijke verplichtingen of (3) het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen.

Wanneer u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens als aangegeven, dan zullen wij beoordelen of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan Bureau Erkenningen om aan te tonen dat we, ondanks uw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in uw voordeel uitvalt, zullen wij de verwerking van gegevens staken.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om de door u aan verstrekte gegevens (terug) te ontvangen Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw deelname aan examens of kennisbijeenkomsten gewasbescherming. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij. Mocht er een koppeling bestaan tussen onze systemen en de systemen van de derde partij waaraan u de gegevens wilt (laten) doorgeven, dan kunnen wij die

Uitoefening van de rechten

Het uitoefenen van de rechten is voor u kosteloos, behoudens misbruik. U oefent de rechten uit door contact op te nemen via onderstaande contactgegevens.

Termijnen

Wij zullen uw vragen/verzoeken in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie maanden.

Identificatie

Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt. Om de afhandeling van uw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we u dan ook op voorhand een kopie van uw identiteitsbewijs mee te zenden.

Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen u er op dat het de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. U kunt vervolgens in dat geval eventueel de gang naar de rechter maken.

Contactgegevens

Als u vragen heeft over dit privacystatement of ons privacybeleid, of een beroep wilt doen op één van uw wettelijke rechten, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Bureau Erkenningen
Functionaris Gegevensbescherming
Bronland 12A
6708 WH Wageningen
secretariaat.erkenningen@aocraad.nl

Wageningen 1 mei 2018

Copyright 2018 (c) Bureau Erkenningen